Các kiểu dùng Email khiến đồng nghiệp “khó ưa”
Nếu bạn sử dụng phần mềm chống thư rác và để chứng tỏ người nhận không phải robot gửi tự động bằng cách nhập mã captcha trước khi có thể gửi email cho bạn, bạn đang làm phiền
Dưới đây là 10 thói quen như vậy bạn nên tránh:
* Không trả lời email
Khi mọi người gửi email trực tiếp để hỏi bạn về 1 vấn đề gì đó, phớt lờ nó là một hành động bất lịch sự, giống như phớt lờ một câu hỏi trực tiếp trong cuộc đối thoại mặt đối mặt. Nếu bạn là người luôn phớt lờ email, bạn sẽ nhanh chóng có tiếng là người thiếu tổ chức và trách nhiệm. Và đổi lại, mọi người cũng sẽ dần phớt lờ email, câu hỏi của bạn.
Thậm chí một câu trả lời đơn giản như “Tôi đang cố gắng giải quyết việc đó” còn tốt hơn rất nhiều so với sự yên lặng.
* Yêu cầu người nhận trả lời đã nhận được email
Bạn muốn biết chính xác thời điểm người nhận đã đọc email của bạn, nhưng yêu cầu người đó gửi email trả lời đã nhận được email có thể khiến anh/ cô ấy cảm thấy phiền phức. Hành động này thể hiện thông điệp bạn không tin họ sẽ trả lời email của bạn.
Thay vào đó, nếu đồng nghiệp của bạn không đủ chuyên nghiệp để trả lời email, bạn hãy nên trực tiếp trình bày vấn đề đó với họ.
* Gửi email “khẩn cấp” dù đó không phải là việc gấp
Nếu bạn lạm dụng yếu tố “khẩn cấp” trong mọi yêu cầu, dần dần mọi người sẽ không chú ý tới nó và khi bạn thực sự gửi email khẩn cấp, không ai còn quan tâm.
Vì vậy, hãy loại bỏ những thông báo khẩn khỏi email nếu nó không thực sự phải vậy.
* Gửi email, sau đó gọi điện hoặc tới gặp trực tiếp để lặp lại thông điệp muốn nhắn gửi
Nếu bạn muốn chắc chắn thông điệp của mình được đón nhận ngay tức khắc, hãy gọi điện hoặc tới gặp trực tiếp thay vì gửi email.
Lặp đi lặp lại một nội dung là một thói quen gây phiền phức.
* Trả lời lại theo cách chứng tỏ bạn chưa đọc email
Trả lời lại bằng “Ok” cho email hỏi một câu hỏi mở, hay đặt ra một câu hỏi đã được trả lời trong email, hay chỉ trả lời 1 trong 3 câu hỏi trong email rõ ràng “tố cáo” bạn chưa hề đọc nội dung được gửi tới. Dù bạn có thể nghĩ rằng làm như vậy sẽ tiết kiệm thời gian cho mình, nhưng sẽ khiến người gửi phải hỏi lại và như vậy sẽ mất thêm thời gian cho cả 2 bên.
* Viết tiêu đề email mập mờ
Tiêu đề chỉ một từ như “Câu hỏi” hay “Xin chào” là một sự phớt lờ tác dụng của phần này, đồng thời sẽ làm giảm khả năng người nhận sẽ mở email của bạn, bởi họ có thể nghĩ rằng tiêu đề như vậy chứng tỏ nội dung email sẽ không có gì quan trọng/ khẩn cấp.
* Sử dụng font chữ màu sắc, rối mắt
Email không nhất thiết phải là một phương tiện của sự sáng tạo. Hầu hết mọi người đều muốn và mong nhận được email với nội dung văn bản thuần túy, rõ ràng. Sử dụng font chữ màu sắc, thiết kế email cầu kỳ một cách không cần thiết sẽ khiến bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp trong mắt người nhận.
* Soạn phần chữ ký email dài cả đoạn văn
Phần chữ ký email chỉ nên bao gồm vài dòng thông tin về tên, chức vụ, công ty, website của bạn và số điện thoại. Tất nhiên, nó có thể thêm 1 dòng về trang mạng xã hội của bạn nhưng bao gồm nhiều số điện thoại, câu trích dẫn, khẩu hiệu và đoạn mô tả dài về công ty là không cần thiết, thường không được đọc và làm loãng nội dung chính của email. Khi phần chữ ký của bạn dài hơn cả nội dung email, đó là điều không hay.
* Yêu cầu người nhận xác minh mã captcha để có thể gửi lại email cho bạn
Nếu bạn sử dụng phần mềm chống thư rác và để chứng tỏ người nhận không phải robot gửi tự động bằng cách nhập mã captcha trước khi có thể gửi email cho bạn, bạn đang làm phiền người khác.
* Không chú ý tới tiêu chuẩn email của môi trường làm việc
Nếu bạn có phong cách email ngắn gọn, súc tích trong khi những người khác trong văn phòng thường sử dụng phần mở đầu và kết thân mật như “Chào An, anh có khỏe không?”, “Cảm ơn vì sự giúp đỡ của cậu”, bạn có thể bị đánh giá là người cộc lốc. Mọi người thường đọc tông giọng trong emaill của bạn dù bạn có chú ý tới nó hay không. Do đó, hòa hợp văn phong email của bạn cho phù hợp với môi trường sẽ giúp tránh những hiểu lầm không đáng có.
Cùng Danh Mục:
Nội Dung Khác
Leave a Reply